Vanessa Winge und Christoph Brändle
Im vergangenen Jahr hat die Senatskanzlei Berlin erstmalig eine City Challenge ausgerufen und in enger Kooperation mit der Smart City Unit der Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH umgesetzt. Am 10. November 2025 verkündete Martina Klement, ehemalige CDO des Landes Berlin und Staatssekretärin für Digitalisierung und Verwaltungsmodernisierung, das Ergebnis des Wettbewerbs, der in zwei Kategorien (Challenges) ausgeschrieben war. Gewinnner der Challenge „Digitalisierung der Vergabevorbereitung“ war die Augnum GmbH. Das Baden-Württembergische Unternehmen hat den Piloten „123Vergabe“ für die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe für weiterentwickelt und prototypisch umgesetzt hat. Mehr über die Challenge und das Tool „123Vergabe“ erzählen Vanessa Winge von der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe und Christoph Brändle, Geschäftsführer der Augnum GmbH.
Die City Challenge 2025 war ein Novum für Berlin. Was hat Sie bewogen, ein Thema für eine Challenge einzureichen?
Vanessa Winge: Wir hatten in der Arbeitsgruppe seit Jahren Bauchschmerzen, wenn es darum ging, eine Vergabe vorzubereiten, weil man sich bei den manchmal bis zu zehn Formblättern trotz sehr hoher Aufmerksamkeit schnell mal vertippt oder sich ein falsch gesetztes Häkchen einschleicht, das dann sehr aufwendig wiedergefunden und verbessert werden muss. Mit der City Challenge bot sich uns eine Möglichkeit zu testen, wie das einfacher und trotzdem rechtssicher ablaufen könnte. Cool, dass wir das mit der City Challenge dann auch umsetzen konnten.
Welche Zielsetzung verfolgte die Challenge „Digitalisierung der Vergabevorbereitung“
Vanessa Winge: Die Vergabevorbereitung ist oft noch aufwendig und wenig digitalisiert. Ziel war es, Prozesse einfacher, effizienter, transparenter und standardisierter zu gestalten – und mit weniger Bauchschmerzen.
Christoph Brändle, wie haben Sie von dem Wettbewerb erfahren? Und was hat Sie als Unternehmen aus Baden-Württemberg motiviert, an einer Berliner Challenge teilzunehmen?
Christoph Brändle: Auf die City Challenge sind wir über LinkedIn aufmerksam geworden. Die Augnum GmbH wurde 2021 in Münsingen auf der Schwäbischen Alb gegründet. Wir beschäftigen uns mit digitaler Prozessoptimierung – auch im öffentlichen Sektor. Dass wir als Unternehmen aus Baden-Württemberg an einer Berliner Challenge teilgenommen haben, war für uns naheliegend: Die Herausforderungen in der Digitalisierung sind in allen Bundesländern ähnlich – Berlin hat mit der City Challenge aber ein Format geschaffen, das kleinen und mittleren Unternehmen einen niedrigschwelligen, fairen Zugang zur Verwaltung ermöglicht. Genau diese Offenheit für externe Innovation hat uns überzeugt. Hinzu kommt: Berlin ist als Stadtstaat ein besonders spannendes Pilotumfeld, weil Landes- und Kommunalebene oft enger verzahnt sind.
Wie funktioniert die von Ihnen entwickelte digitale Anwendung „123Vergabe“?
Christoph Brändle: Bei einer Vergabe müssen identische Angaben heute bis zu elf Mal in verschiedene Formblätter eingetragen und bei jeder Änderung an allen Stellen nachgezogen werden – das ist fehleranfällig und zeitaufwendig. In 123Vergabe werden sämtliche für die jeweilige Vergabe erforderlichen Angaben ein einziges Mal in einer zentralen Eingabemaske erfasst. Aus diesen Eingaben befüllt das Tool automatisch alle relevanten Formblätter. Spätere Änderungen werden ausschließlich in der Maske vorgenommen und konsistent in sämtliche betroffenen Formblätter übernommen. Eine Live-Vorschau zeigt parallel zur Eingabe das fertige Formblatt, eine Vollständigkeitsprüfung weist auf fehlende Angaben hin. Fachreferat und Vergabestelle arbeiten im selben System: Die Vergabestelle kann Eingaben direkt prüfen und kommentieren, das Fachreferat sieht die Hinweise sofort und passt an. Am Ende lassen sich alle Formblätter per Knopfdruck als finale Dokumente erzeugen – ein medienbruchfreier Workflow ohne E-Mails, Downloads oder Ausdrucke. Für die Senatsverwaltung haben wir die im Unterschwellenbereich für Liefer- und Dienstleistungen erforderlichen Formblätter abgebildet. In der Pilotphase haben wir die Lösung in regelmäßigen Feedbackmeetings und strukturierten Tests eng an den Rückmeldungen der Anwender:innen weiterentwickelt – sowohl bei der Benutzerführung als auch bei einzelnen Funktionen wie der Bearbeitung der Formulare.
Für die Weiterentwicklung von „123Vergabe“ erhielt Augnum als eines der beiden Gewinnerteams 25.000 Euro. Wo und wie ist die Anwendung inzwischen in der Berliner Verwaltung im Einsatz?
Christoph Brändle: Das Geld haben wir gezielt in die Entwicklung der Anwendung investiert. 123Vergabe ist heute als produktiver Pilot bei der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe im Einsatz – also bereits im echten Verwaltungsalltag. Parallel führen wir Gespräche, um die Anwendung künftig in den Regelbetrieb überführen zu können. Das würde den Zugang für weitere Berliner Verwaltungen deutlich vereinfachen.
Welchen konkreten Nutzen hat das Tool für die Berliner Verwaltung? Gibt es bereits Rückmeldungen von Anwender:innen?
Vanessa Winge: Das Tool spart Zeit, reduziert Fehler und schafft mehr Transparenz. Die Rückmeldungen aus der Praxis sind positiv und ich werde bei mir im Haus sehr häufig nach der Einsatzmöglichkeit des Tools gefragt. Ich mache im Moment nahezu wöchentlich eine Tool-Vorstellung.
Bei der City Challenge 2025 ging es auch um eine spätere pilothafte Implementierung. Wie könnte eine mögliche Skalierung aussehen?
Vanessa Winge: Wir hoffen, dass es nicht nur beim Piloten bleibt, sondern dass wir das Tool auch weiterhin für unsere Vergabevorbereitungen nutzen können. Aus unserem Haus gibt es bereits einige Mitstreiter:innen. Aktuell wird ja auch das Berliner Vergabegesetz erneuert und damit kommt es auch zu Veränderungen an den Formblättern. Wir sind trotzdem optimistisch, dass das Tool sich durchsetzen kann und eventuell in eine Gesamtlösung für die Vergabedurchführung bis zum Aufragnehmer einfließen kann, weil es einfach sehr hilfreich ist. Eine Skalierung über unser Haus hinaus wäre zusammen mit der Senatskanzlei und weiteren Prozessen zu skizzieren. Wir sind da natürlich sehr gern dabei.
Christoph Brändle: Aus unserer Sicht gibt es drei Dimensionen der Skalierung. Erstens horizontal innerhalb Berlins: Die Formblätter sind für das Land Berlin relativ einheitlich. Damit ließe sich 123Vergabe ohne größere Anpassungen in sämtlichen Vergabestellen Berlins einsetzen. Eine zentrale Bereitstellung wäre der technische Hebel dafür. Zweitens bundesweit: Der Bedarf besteht weit über Berlin hinaus. Und da die Anwendung in der Infrastruktur der jeweiligen Verwaltung betrieben wird, ist die Übertragbarkeit auf andere Länder und Kommunen gut lösbar. Unsere Software lässt sich da einfach anpassen. Drittens haben wir den Anwendungsfall weiterentwickelt: Mit unserer neuen Lösung „Tenderfant“ denken wir die Vergabevorbereitung mit KI-Unterstützung neu.
Welche Erfahrungen haben Sie aus dem Wettbewerbsformat der City Challenge Berlin 2025 mitnehmen können?
Vanessa Winge: Der enge Austausch mit allen Projektpartnern, über Senatskanzlei Berlin und Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH und auch der strukturierte Prozess waren besonders wertvoll und hilfreich. Und wir haben gelernt, dass so ein Projekt am Ende viel länger braucht als man dachte. Sehr gut war auch der Austausch zum Prozess der Vergabevorbereitung in unserem Haus selbst. Wir haben hier neue hilfreiche Kontakte etablieren können und sehen, dass wir alle am selben Strang ziehen. Und ich glaube wir haben auch gelernt, was wir jetzt anders machen würden.
Christoph Brändle: Für uns als junges Unternehmen war die City Challenge ein außergewöhnlich gutes Format: ein klar strukturierter zweistufiger Prozess, realistische Zeitrahmen und vor allem der direkte Zugang zu den späteren Anwender:innen. Besonders hervorheben möchten wir die außerordentlich gute Zusammenarbeit mit Norbert Herrmann und Vanessa Winge von der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe – eng, partnerschaftlich und auf Augenhöhe. So konnten wir unsere Lösung nicht am Reißbrett, sondern im echten Verwaltungsalltag entwickeln und optimieren. Das ist im GovTech-Bereich der entscheidende Erfolgsfaktor. Was wir mitnehmen: Wenn Verwaltung Innovationsräume mit überschaubarem Budget und klarem Pilotcharakter schafft, entsteht in kurzer Zeit Greifbares – davon würden wir uns mehr wünschen, auch über Berlin hinaus.
Können Sie bitte zum Abschluss folgenden Satz beenden: „Berlin ist smart, weil …“
Vanessa Winge: … hier Ideen wachsen dürfen, ohne dass alles von Anfang an perfekt geplant sein muss.
Christoph Brändle: … man hier die Chance hat, selbst Verbesserungen zu initiieren.
