City Challenge Berlin 2025
Berlin will noch lebenswerter und effizienter werden – mit der Entwicklung und Implementierung von Innovationen, die der gesamten Stadtgesellschaft zugutekommen. Die Smart-City-Strategie „Gemeinsam Digital: Berlin“ (GD:B) verfolgt das Ziel, die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, Wirtschaft, Wissenschaft und Zivilgesellschaft zu stärken, um die digitale Transformation voranzutreiben. Die Senatskanzlei Berlin richtet daher 2025 erstmalig eine „City Challenge“ aus - ein Pilotprojekt zur Entwicklung und Implementierung von digitalen Lösungen für die Verwaltung in Kooperation mit Startups, innovativen KMU sowie Wissenschafts- und Forschungseinrichtungen.
Die City Challenge Berlin 2025 wird von der Senatskanzlei Berlin ausgerufen und in enger Zusammenarbeit mit der Smart City Unit der Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH umgesetzt.
Martina Klement, Chief Digital Officer des Landes Berlin und Staatssekretärin für Digitalisierung und Verwaltungsmodernisierung:
„Gemeinsam mit der Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH lade ich Sie herzlich dazu ein, innovative Angebote zur Unterstützung der Verwaltungsdigitalisierung im Rahmen der City Challenge Berlin 2025 zu entwickeln und einzureichen. Die City Challenge hat das Ziel, innovative (digitale) Lösungen in den unterschiedlichen Bereichen der Berliner Verwaltung zu fördern und praxisnah zu erproben."
© Stefanie Herbst
Was wird gesucht?
Die „City Challenge Berlin 2025“ unterstützt und pilotiert digitale und technologische Innovationen in den verschiedenen Geschäftsbereichen der Berliner Verwaltung. Gesucht werden Lösungen für Ideen und Vorhaben, die die Verwaltung und ihre unmittelbar nachgeordneten Behörden zukunftsfähig machen, einen Austausch zwischen der Verwaltung und der Stadtgesellschaft stärken oder Dienstleistungen und Prozesse durch moderne Technologien und innovative Wege effizienter und nutzerfreundlicher gestalten. Die vorgeschlagenen Lösungen sollen praxisorientiert und leicht übertragbar sein sowie als Blaupause für eine moderne Verwaltung dienen können.
Das sind die City Challenges Berlin 2025:
Challenge 1: Entwicklung eines digitalen Hallenbuches zur Erfassung und Darstellung der Nutzungszeiten der bezirklichen Sportanlagen
Kurzfassung
1. Ausgangssituation / Problembeschreibung
Außerhalb der Schulnutzung (i.d.R. ab 16 Uhr) werden die bezirklichen Sportanlagen primär an Sportvereine für deren Trainings- und Wettkampfbetrieb vergeben und die Belegungszeiten den Vereinen zugewiesen. Die zugewiesenen Belegungszeiten stimmen nicht immer mit den tatsächlichen Nutzungszeiten überein. Mittels eines klassischen analogen Hallenbuchs wird die tatsächliche Nutzungszeit kontrolliert. Dieses Hallenbuch enthält Auslastungsnachweise, welche durch alle Nutzergruppen in den Sporthallen und auf den Sportplätzen direkt bei entsprechender Nutzung auszufüllen sind inkl. der Angabe weiterer Informationen wie Datum, Nutzungszeit, Sportverein, Sportart, TN-Zahl, Verantwortliche*r, Unterschrift etc.). Die Auslastungsnachweise werden regelmäßig durch die bezirklichen Platzwarte eingesammelt und per Post an den Fachbereich Sport des Schul- und Sportamtes übermittelt. Die über die Auslastungsnachweise erfassten Nutzungszeiten werden anschließend per Hand sowohl mit den ursprünglich zugewiesenen Belegungszeiten abgeglichen als auch in Excel übertragen und eingescannt.
2. Gewünschtes Ergebnis
Der analoge und ressourcenintensive Soll-Ist-Abgleich (Soll-Zustand: zugewiesene Belegungszeiten, Ist-Zustand: tatsächliche Nutzungszeiten) soll durch eine digitale und ressourceneffiziente Lösung ersetzt werden. Statt des klassischen analogen Hallenbuches soll zukünftig ein digitales Hallenbuch zum Einsatz kommen, um Verwaltungsmitarbeitende und meist ehrenamtlich tätige Vereinsmitglieder spürbar zu entlasten. Die für den Abgleich notwendigen Prozesse und Abläufe sollen vereinfacht, beschleunigt, digitalisiert und automatisiert werden (Erfassung und Verifizierung der tatsächlichen Nutzungszeiten der bezirklichen Sportanlagen mittels einer geeigneten technischen Lösung, automatischer Abgleich der Belegungs- und Nutzungszeiten und digitale Übermittlung der Daten an den Fachbereich Sport des Bezirksamtes Pankow.)
Die ausführliche Beschreibung inkl. Informationen zu den Rahmenbedingungen und Ansprechpartner:innen dieser Challenge finden Sie hier.
Einreichungsfrist ist der 27.07.2025 über das Bewerbungsformlar für die Challenge 1.
Challenge 2: Digitalisierung der Vergabevorbereitung
Kurzfassung
1. Ausgangssituation / Problembeschreibung
Die Vorbereitung von Vergabeverfahren innerhalb der öffentlichen Verwaltung ist sehr komplex und erfordert die Bearbeitung und Finalisierung zahlreicher Formblätter für den ordnungsgemäßen Start und Ablauf des Vergabeprozesses. Verschiedene Vergaben und Vergabearten können verschiedene Formblätter benötigen. Bei einer Vergabe sind identische Angaben mehrfach in verschiedene Formblätter einzugeben. Im Prozess der internen Vergabevorbereitung kommt es immer wieder zu Änderungen der Eintragungen in den Formblättern. Diese Anpassung und die Sicherstellung der Richtigkeit der Änderungen an den verschiedenen Stellen der verschiedenen Formblätter ist fehleranfällig und zeitaufwendig.
2. Gewünschtes Ergebnis
Gesucht wird eine digitale Unterstützung des verwaltungsseitigen Prozesses zur Vorbereitung einer Vergabe. Die Eingabe für das Ausfüllen der notwendigen verwaltungsinternen Formblätter soll in einem Online-Eingabetool gebündelt werden, welches nachträgliche Änderungen von Daten automatisch wiederkehrend an die richtige Stelle der verschiedenen Formblätter überträgt. Das Ziel ist ein medienbruchfreier Workflow für alle in die Vergabevorbereitung eingebundenen Abteilungen (i.d.R. Fachreferat und Vergabestelle). Dieses „Vergabe-Vorbereitungs-Tool“ soll als Prototyp mit einer Fachabteilung entwickelt werden, mit einer Vergabestelle gemeinsam getestet und notwenige Schnittstellen und Eingriffs-Momente definiert werden. Der Prototyp soll für die Vorbereitung und Durchführung einer ersten unterschwelligen Vergabe in der Umsetzungsphase dieses Projektes genutzt werden.
Der Lösungsansatz soll eine einfache, leicht zugängliche und intuitiv zu bedienende Möglichkeit für die Vergabevorbereitung sein und verschiedene Bausteine umfassen. Details zu den Bausteinen sind der ausführlichen Challenge-Beschreibung zu entnehmen.
Die ausführliche Beschreibung inkl. Informationen zu den Rahmenbedingungen und Ansprechpartner:innen dieser Challenge finden Sie hier.
Einreichungsfrist ist der 27.07.2025 über das Bewerbungsformular für die Challenge 2.
Ablauf des Wettbewerbs
Der Wettbewerb gliedert sich in zwei Phasen:
Phase 1
Lösungsanbieter*innen können bis 27.07.2025 ihre Vorschläge zu den Challenges über ein online-Bewerbungsformular (je Challenge ein gesondertes Bewerbungsformular) einreichen. Eine Jury aus Expert*innen der Senatskanzlei, der Smart City Unit der Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH, dem CityLAB Berlin sowie der Challenge-gebenden Verwaltung bewertet die Lösungsvorschläge nach vorab bekannten Kriterien und wählt je Challenge 3 Anbieter*innen mit den vielversprechendsten Lösungsvorschlägen für die zweite Wettbewerbsphase aus. Diese erhalten von der Senatskanzlei Berlin eine pauschale Kostenerstattung von jeweils 1.000,00 EUR für die detaillierte Ausarbeitung ihrer Idee.
Bewerbungsfrist für Wettbewerbsphase 1: 27.07.2025
Jurysitzung: 30./31.07.2025
Bekanntgabe der 3 nominierten für die zweite Wettbewerbsphase: Anfang August
Phase 2:
In der zweiten Phase arbeiten die für die zweite Phase nominierten Lösungsanbieter:innen ihre Vorschläge weiter aus und reichen diese in einem weiterem Bewerbungsprozess bis voraussichtlich Ende September ein (das genaue Datum wird noch bekanntgegeben). Aus den drei vorliegenden detaillierten Angeboten pro Challenge wählt die Jury jeweils eine Gewinneridee aus. Ab November 2025 wird diese durch das Gewinnerteam gemeinsam mit der Challenge-gebenden Verwaltung in einem Pilotprojekt umgesetzt. Dafür erhält die jeweilige Verwaltung ein Preisgeld von 25.000,00 EUR pro Challenge für die Umsetzung des Konzepts, welches an die Gewinnerin/den Gewinner ausgezahlt wird.
Bewerbungsfrist für Phase 2: voraussichtlich Ende September
Jurysitzung: voraussichtlich Anfang/Mitte Oktober
Bekanntgabe der Gewinnerin/des Gewinners: voraussichtlich Mitte/Ende Oktober
Bewertungskriterien
Innovationsgrad
(u. a. neues Produkt oder Weiterentwicklung; Nutzung aktueller Technologien und Standards; innovative Funktionen; Mehrwert gegenüber anderen Lösungen)
Umsetzbarkeit, Anwendbarkeit, Relevanz
(u. a. Beschreibung des Vorschlags zur jeweiligen Problemlösung; Realisierungsschritte inkl. Zeitplan und Ressourcenplanung; Verfügbarkeit im Projektzeitraum; Übertragbarkeit; Adressierung technischer, organisatorischer und ggf. rechtlicher Fragen für die Problemlösung)
Datensicherheit, Datenschutz
(u. a. DSGVO-konforme Datenverarbeitung, Datenverfügbarkeit bzw. -migration, Datensicherheit)
Nutzerfreundlichkeit, Design
(u. a. Funktionsfähigkeit auf verschiedenen Endgeräten; Kombinierbarkeit/Auswahl von Funktionen; ggf. notwendige Designanpassungen; Barrierefreiheit)
Systemkompatibiliät, Flexibilität
(u. a. Konvergenz zu bestehenden Lösungen und Systemen der Landesverwaltung; Schnittstellen zu bestehenden/kommenden Systemen und Lösungen; Open Source)
Teilnahmebedingungen
Die Teilnahmebedingungen finden Sie hier.
Kontakt für Rückfragen zum Ablauf des Wettbewerbs:
Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH
Smart City Unit
Sibylle Kubale / Beate Albert
smartcity@berlin-partner.de
Senatskanzlei Berlin
Patrick Lange
smartcity@senatskanzlei.berlin.de
